Andare nel menù Strumenti -> Parametrizzazione, togliere la spunta nel campo “attivata creazione automatica il...“ e salvare;
Produrre dal menu' "Stampe e Report" il Registro giornaliero di protocollo, per il giorno desiderato, salvare il file in una cartella locale del computer.
Creare il documento selezionando il tipo documento -> Generali -> Registri -> Registro giornaliero di protocollo
Compilare i dati aggiuntivi indicando il numero progressivo del registro immediatamente successivo a quello creato per il giorno precedente (viene riportato nell'oggetto del documento),l'anno, il primo e l'ultimo numero di protocollo effettuato e relativa data
Allegare il file pdf della stampa del Registro di protocollo, compilare i restanti campi del documento e salvare. Successivamente si puo' procedere a rimettere la spunta in Strumenti -> Parametrizzazione “Attiva Creazione Automatica “: verra' impostata la data di sistema e il numero progressivo del prossimo registro creato in automatico.
Per la gestione del registro di emergenza è possibile consultare l'apposita guida presente nella sezione AssistenzaGuide sinteticheGecodoc del sito www.argosoft.it
L'eliminazione delle voci del titolario è consentita solo per le voci non utilizzate nella classificazione di documenti o di fascicoli. Se si desidera non utilizzare più una voce del titolario, già usata, è possibile disattivarla, inserendo dalla finestra di dettaglio della voce (menù strumenti/titolario) la data di fine validità della stessa. Se la voce presenta delle sottovoci, il sistema provvederà in automatico ad impostare la data di fine validità anche per le sue sottovoci. Le voci del titolario disattivate non saranno più proposte ai fini della classificazione di documenti e di fascicoli successivi alla data di fine validità.
Sì: dal menù Strumenti - Parametrizzazione, mettere il segno di spunta sulla casella "Attiva creazione automatica"; il sistema proporrà il numero di registro da attribuire al prossimo registro giornaliero di protocollo, per l'anno in corso.
Il numero di registro è calcolato dal sistema sulla base dei documenti con tipologia "registro giornaliero di protocollo" presenti nell'archivio documentale, ed è eventualmente modificabile dall'operatore. Una volta attivata la procedura, il sistema provvederà in automatico a creare il registro giornaliero di protocollo, rendendolo disponibile entro la giornata lavorativa successiva per la sua conservazione. Il documento così creato viene inserito in automatico nel fascicolo di pertinenza.
Solo per il registro giornaliero con numero progressivo di registro uguale a "1", occorre procedere all'associazione manuale del documento al fascicolo.
Si, è possibile salvare una copia di tutti i messaggi inviati da Gecodoc all'interno della cartella Sent/Gecodoc del server di posta, settando l'opzione "Salva le mail inviate nella cartella Sent/Gecodoc del server di posta" presente in Strumenti/Posta elettronica.
L'opzione è attiva solo a condizione che la casella in Gecodoc sia stata configurata con protocollo IMAP.
Sì, è sufficiente togliere il segno di spunta dalla casella "documento elettronico". Eventuali allegati potranno essere aggiunti al documento in un secondo momento.
L'attivazione del servizio viene effettuata in Gecodoc dal pannello Strumenti → Parametrizzazione → MAD, spuntando l’opzione “Attiva” in corrispondenza della voce “Uso Piattaforma MAD”.
Una volta attivato il servizio, la scuola risulterà visibile nell’elenco degli istituti scolastici del portale Argo MAD.
Spuntando l’opzione “Attiva” in corrispondenza della voce “Ricezione MAD”, si consente all'aspirante di presentare domanda alla scuola.
In caso di scadenza dei termini di presentazione delle domande, occorre spuntare l'opzione "Disattiva" in corrispondenza della voce “Ricezione MAD”.
In fase di attivazione del servizio sono inoltre richiesti l’ordine di appartenenza della scuola (Comprensivo, Elementare, Omnicomprensivo, Superiore I grado, Superiore II grado), con cui l'istituzione scolastica sarà ricercabile da parte del candidato, e le classi di concorso/tipi di posto corrispondenti.
Il servizio è gratuito.
E' possibile visionare e quindi processare (importare, protocollare o eliminare) le domande di messa a disposizione cliccando sulla voce "MAD in ingresso" presente in Bacheca.
Il valore indicato in corrispondenza della voce mostra il numero di MAD ricevute e non ancora processate.
Una volta entrati all'interno del pannello "Importa MAD", è possibile filtrare le domande per data, tipo di posto/classe di concorso, abilitazione al sostegno, abilitazione all'insegnamento.
Per ogni domanda presente in elenco sono riportati: data ricezione, mittente, classi di concorso/tipologie di posto a cui l'aspirante si candida e titoli posseduti.
Le mad importate vengono automaticamente inserite nei fascicoli di pertinenza (a condizione che le classi di concorso/tipologie di posto siano state correttamente parametrizzate in Strumenti → Parametrizzazione → MAD).
Qualora la scuola non dovesse risultare nel portale Argo MAD, occorre verificare le informazioni registrate in Gecodoc in Strumenti → Dati ente (es. denominazione, città, provincia, codice ministeriale) ed eventualmente apportare le correzioni.
Una volta corretti i dati, si rende necessario disattivare e poi nuovamente riattivare l'uso della piattaforma per fare in modo che i dati presenti sul portale Argo MAD vengano riallineati con quelli presenti in Gecodoc.
In caso di dimensionamento, la scuola di nuova istituzione, dovrà accedere all'applicazione con le nuove credenziali comunicate da Argo e partire con la protocollazione dal numero di protocollo "1". Pertanto, l'utente abilitato a tutte le funzioni dovrà accedere al pannello "StrumentiParametrizzazione" e in "Dati di attivazione del protocollo" riportare il valore "1" nel campo "Nr. Prot." e salvare.
Non ci sono procedure di chiusura di fine anno da effettuare nel programma. La numerazione di protocollo riprenderà nel nuovo anno automaticamente dal numero 1.
L'anomalia può dipendere dalla connettività del server di posta. La mail potrebbe essere stata ugualmente inviata ma a causa di un problema di connettività del server di posta, non viene scritta nella cartella sent/GECODOC. A maggiore garanzia della ricezione di mail da parte dei destinatari, si consiglia di usare la pec (verificando la ricezione dei messaggi di accettazione e consegna) o di settare nell'invio di mail da caselle peo l'opzione "notifica consegna messaggio" e verificare la ricezione della notifica di consegna.
L'anomalia può dipendere dalla connettività del server di posta. In caso di mancanza di connettività verso il server di posta, la mail viene rimossa solo dal sistema di gestione documentale.
Per creare manualmente un fascicolo dell'alunno o del dipendente, occorre selezionare la tipologia di pertinenza (Alunno, Dipendente) e compilare i campi aggiuntivi, costituiti dal nominativo del soggetto interessato (nominativo dell'alunno o del dipendente) e dal suo codice fiscale. Per agevolare la compilazione dei campi, è presente una funzione di ricerca che consente di prelevare i dati dall'anagrafe del sistema.Una volta compilati i campi aggiuntivi, è possibile comporre in automatico l'oggetto del fascicolo attraverso la funzione "Componi". L'indicazione della corretta tipologia del fascicolo e la compilazione dei campi aggiuntivi permettono al sistema - in caso di acquisizione automatica di documenti provenienti da altri programmi Argo - di associare in maniera automatica i documenti relativi agli alunni o ai dipendenti ai rispettivi fascicoli di pertinenza. In fase di acquisizione dei documenti da altri programmi Argo, nel caso in cui il fascicolo dell'alunno o del dipendente di pertinenza non fosse presente, il sistema provvederà in automatico a crearlo e ad associargli i nuovi documenti acquisiti.
Indirizzo mail=l'indirizzo mail per esteso;
Server in entrata= imap.pec.istruzione.it ;
Porta in entrata=993;
SSL=SI;
Server in uscita= smtp.pec.istruzione.it;
Porta in uscita=465;
SSL=SI;
Parametri aggiuntivi in uscita=TLS.
Per la configurazione della posta elettronica ordinaria ministeriale, i parametri di connessione sono i seguenti:
Nome Utente: codicemeccanografico@istruzione.gov.it
IMAP: outlook.office365.com, porta 993, SSL attivo
SMTP: smtp.office365.com, porta 587, SSL non attivo
Per l'invio in conservazione dei documenti ad InfoCert, i files inviati devono soddisfare i seguenti requisiti: a) la dimensione di ciascun file non deve essere superiore a 20 Mb; b) la lunghezza del nome del file non deve essere superiore ad 80 caratteri; c) il nome del file non deve contenere caratteri particolari come ad esempio parentesi tonde, apici o lettere accentate; d) sono ammessi solo file in formato pdf, txt, xml, jpeg, eml (anche firmati digitalmente).